Embaucher son premier salarié : obligations, étapes et bonnes pratiques

Signer sa promesse d'embauche

À noter : ce n'est pas obligatoire mais plutôt une bonne pratique. Une fois avoir cherché, parfois pendant des mois, LA bonne personne à embaucher, vous avez enfin trouvé le talent qu'il vous faut et êtes certain que votre nouvelle collaboration sera merveilleuse… Très bien, mais n'oubliez pas de vous engager réciproquement en signant une promesse d'embauche. Ce document rassurera votre nouvelle recrue quant à votre engagement et lui permettra de poser sa démission sereinement (si elle est en poste) ou a minima d'arrêter sa recherche d'emploi. Un exemplaire de la promesse d'embauche doit donc lui être remis.

Attention à l'autorisation de travail. Ça peut sembler évident, mais il vaut mieux y penser avant de s'engager. Assurez-vous que votre candidat idéal possède une autorisation de travail en cours de validité. Par exemple pour un étranger : un visa, titre de séjour ou autre document de séjour est nécessaire (sauf UE). Plus d'informations sur service-public.fr.

Remarque : la promesse d'embauche est surtout utile lorsque la prise de poste ou la signature du contrat est prévue tardivement (quelques semaines ou mois). Si le contrat peut être immédiatement ou très rapidement signé, vous pouvez très bien vous en passer.

Signer son contrat de travail

À l'image de votre future collaboration, il doit être clair, transparent et irréprochable. Il vous en faudra plusieurs exemplaires, dont un pour votre nouvel employé. Dans les faits, le contrat est généralement signé quelques jours, semaines ou mois avant la prise de poste prévue, mais il est également très fréquent que la signature soit effectuée le premier jour de travail.

Selon votre activité, des clauses peuvent être ajoutées à un contrat classique ; faites appel à un avocat spécialisé ou à des sites de conseils légaux qui pourront éditer votre contrat sur mesure. Attention cependant aux modèles de contrats disponibles gratuitement sur le web : ils sont souvent très incomplets, mal adaptés et ne protègent pas forcément les deux parties comme il le faudrait d'un point de vue juridique.

Remplir sa déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Plus communément dit : « déclarer » son salarié. Faites-le directement sur le site de l'Urssaf, qui centralise les informations et les transmet aux autres organismes pertinents.

Pour vous, cette déclaration permet d'être immatriculé en tant qu'employeur au régime général de la sécurité sociale, d'être affilié au régime d'assurance chômage et de demander votre adhésion à un service de santé du travail. Pour votre salarié, la DPAE permet d'être immatriculé à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) et de faire une demande de visite d'information et de prévention (VIP) ou d'un examen d'aptitude médical (EAM) à l'embauche.

Cette déclaration est à remplir et à envoyer dans les huit jours qui précèdent la date de prise de poste prévue de votre salarié. Vous devrez également lui en remettre un exemplaire.

Organiser sa visite médicale

Comme vu dans le point précédent, il est obligatoire de faire passer une visite d'information et de prévention, anciennement « visite médicale d'embauche ». Cette visite doit avoir lieu dans les trois mois qui suivent la prise de poste du salarié, sauf en cas de dispense. Plus d'informations sur service-public.fr.

Renseigner votre registre unique du personnel

Sous forme papier ou digitale, la tenue d'un registre est obligatoire dès le premier salarié. Vous devrez y inscrire des informations précises concernant votre salarié (à faire pour chaque salarié, dans l'ordre chronologique des recrutements).

Mettre en place sa complémentaire santé et prévoyance

Obligatoire depuis 2016 : l'employeur doit informer, proposer et même s'assurer que le salarié ait bien une complémentaire santé. Vous devrez la prendre en charge à 50 % minimum (voire plus selon les conventions).

Les statuts (cadre, agent de maîtrise…) et les conventions collectives régissent également la prévoyance (la convention Syntec impose par exemple un contrat de prévoyance pour tous les salariés).

Prévoir ses futurs entretiens professionnels

D'un point de vue légal, un entretien entre l'employeur et le salarié est obligatoire tous les deux ans, afin de discuter des perspectives d'évolution et des formations adéquates éventuelles.

Dans les faits, un entretien annuel semble être un minimum. Dans certains métiers, des points trimestriels voire mensuels font partie des bonnes pratiques pour s'assurer du bien-être du salarié, de ses souhaits à court terme ou encore de son implication.

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